¿Qué es el cierre de caja?

El cierre o arqueo de caja consiste en revisar cada cierto tiempo los ingresos en caja, ya sean efectivo, cheques o cualquier otra forma de pago. Por lo general, se efectúa al terminar la jornada, aunque también en otro momento según el horario establecido para esta actividad. Incluso se puede realizar un arqueo de caja sorpresivo con fines de auditoría, con el fin de detectar fallas en la administración, negligencias e incluso intenciones delictivas relacionadas con el manejo de efectivo.

A continuación, veremos cómo hacer un cierre de caja con el procedimiento tradicional y qué medidas podemos tomar para evitar pérdidas en la medida de lo posible.

Cómo hacer un cierre de caja: procedimiento tradicional

No hay un solo procedimiento para efectuar un arqueo de caja. Todo depende del tipo de negocio que tengamos, la planificación de las ventas, los horarios, el personal disponible y muchos otros factores.

Por ende, lo mejor es analizar el procedimiento tradicional. Este es el que siguen tanto los pequeños establecimientos de venta como los mercados y supermercados:

1. Comenzar la jornada con una cantidad fija de efectivo, que a modo de precaución ha de ser verificado antes de abrir el establecimiento.
2. Al final del día, realizar las siguientes operaciones:
   1. Cuente los billetes clasificándolos denominación (de 1000, 500, 100, 50, etc.). Lo mismo se debe hacer, pacientemente, con las monedas, cheques y pagares.
   2. Efectúa las sumas y, cuando tengas el total, réstale la cantidad con la que comenzó la jornada. El resultado debe coincidir con lo que aparece en la pantalla de la terminal.
   3. Clasifica el dinero según el destino y luego deposita los diferentes montos en los lugares establecidos.

El procedimiento tradicional nos enseña cómo hacer un cierre de caja de manera simple y rápida, además de que nos permite cambiar con facilidad el cajero. Sin embargo, tiene el inconveniente de que requiere de un solo encargado para mantener las cuentas en orden. Si varias personas manipulan la caja, puede ocurrir un descuadre, por no mencionar la posibilidad de que el encargado manipule las cuentas con fines de hurto.

¿Cómo hacer un cierre de caja sin pérdidas?

Muchas personas se preguntan a menudo cómo hacer un cierre de caja perfecto. Para conseguirlo, solo tenemos que seguir algunas pautas de sentido común que nos ayuden a controlar el proceso. Veamos algunas de ellas:

1. No saques dinero de la caja para saldar cuentas de ningún tipo, ya que eso contribuye a complicar los cálculos y crear dificultades, sobre todo si más de una persona maneja la caja.
2. Mantén un personal fijo y competente para llevar a cabo el arqueo de caja. Si la persona encargada cambia a cada rato, hay altas posibilidades de que ocurran descuadres e incluso hurto.
3. Automatiza el proceso usando un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales. Recuerda que la mayoría de los errores contables tienen su origen en fallos humanos.
4. Implementa las medidas administrativas pertinentes e instala cámaras de seguridad para mantener bajo control a los encargados del arqueo de caja.

Si seguimos los consejos anteriores con diligencia, podemos garantizar que al menos el 99% de los cierres de caja que se realicen en nuestro negocio sean correctos.