Si tienes un software de gestión seguro que te has dado cuenta de lo mucho que ayuda a ahorrar tiempo. Es una maravilla cuando te acostumbras a esta tecnología y empiezas a rentabilizarla. Ahora bien, es posible que todavía tengas oportunidades para mejorar tu productividad. ¿Sabes cómo? Con las integraciones necesarias para tu CRM y ERP: te harán la vida mucho más fácil.
Indice del artículo
¿Qué integraciones valen la pena para CRM y ERP?
Antes de entrar en materia, ¿tienes claro que es un ERP? Es un programa de gestión de empresas que te permite controlar toda la información y los procesos. Para que esto se haga de manera efectiva, es importante poder conectar el software a las demás plataformas que use tu empresa.
Las opciones más completas de ERP del mercado incluyen su propio CRM, además de contar con módulos de facturación y contabilidad. A eso hay que añadir: gestión de proyectos, TPV, inventariado, recursos humanos y mucho más.
En definitiva, con un ERP puedes llevar toda la empresa de manera integrada. Tanto si tienes un ecommerce como si cuentas con una empresa de servicios, este tipo de programas se adapta a cada negocio y facilita mucho el trabajo.
Eso sí, ten en cuenta que muchos programas son completos pero se integran poco, y esto te podría dar muchos dolores de cabeza. Por eso, considera a la hora de evaluar tus opciones cuál es el mejor programa para ti, valorando que incluya estas integraciones.
1º Integración del ecommerce
Si tienes un ERP y cuentas además con una tienda online en Prestashop, WooCommerce o Shopify por ejemplo, necesitarás vincular todo.
Se trata de que los pedidos recibidos lleguen en tiempo real a tu programa de gestión. Al mismo tiempo, necesitarás enviar una factura al cliente, ¿verdad?
Por eso necesitas una integración de tu ERP con las principales plataformas o CMS de comercio electrónico. De esta manera tendrás todos los datos sincronizados y los procesos serán ágiles.
Sin una vinculación de estos programas, tendrías que dedicar tiempo a que los datos cuadren y habría muchas incidencias. Lo mejor es tenerlo todo integrado, para facilitar el trabajo, rentabilizar tu empresa y asegurar la satisfacción de la clientela.
Pongamos el caso, por ejemplo, de que te llega un pedido a Prestashop. Desde tu propio ERP lo puedes ver en tiempo real. Todo se automatiza para que la entrega se efectúe de forma eficiente. Además, en tu gestión contable aparece el cobro de la venta, y la caja de la empresa se modifica a una cifra mayor.
En resumen, que si tienes todo integrado puedes visualizar la información unificada y asegurarte de que todo el proceso vaya de manera fluida y eficiente. Necesitarás muchos menos esfuerzos para que tus ventas sean exitosas y provechosas.
2º Conexión a plataformas de pago
Otra de las integraciones necesarias que no te pueden faltar es la de los pagos, al menos si vendes productos o servicios por Internet. Plataformas digitales como Stripe o PayPal te permiten cobrar a los clientes de manera fácil.
Además, un buen programa ERP debería permitir que hagas conciliación bancaria. Así, cualquier transacción realizada queda registrada. Esto te permite llevar una gestión profesional y fácil de todas las cuentas de la empresa a un solo clic.
El siguiente paso, una vez recibes los pagos de los clientes, es que puedas tener un buen control de tu facturación y a nivel de contabilidad. Si quieres ahorrarte muchos Excel, descuadres y dolores de cabeza, vincula tu ERP a las plataformas de pago y todo irá como la seda.
3: Integración con documentos
En el día a día de las empresas se utilizan muchos documentos, y hoy en día todo se vuelve más fácil con herramientas como Dropbox o Google Drive. Tienes la posibilidad de trabajar en el mismo archivo en tiempo real desde dos lugares del mundo.
Con el teletrabajo y la distancia social provocada por la pandemia, la verdad es que resulta muy cómodo poder trabajar remotamente sobre el mismo documento. Si integras tu gestor de ficheros con tu programa de gestión tendrás muchas ventajas añadidas.
Por ejemplo, imagínate que puedes guardar la propuesta que has enviado a un cliente en su ficha del CRM. Así, solo tienes que darle a buscar y encontrarás todos los archivos asociados a ese usuario.
También, por poner otro caso, podrías guardar las facturas soportadas de tus proveedores y cualquier otra documentación asociada a cada contacto.
4º Importación de nóminas
Si utilizas una herramienta como PayFit para la gestión de las nóminas de tu negocio, puedes integrarla con tu ERP. Así, desde un solo panel puedes visualizar y gestionar todas las nóminas.
Además, muchos programas de gestión tienen módulos de Recursos Humanos que te permiten gestionar el resto de aspectos de este área de la empresa.
5º Integración con grandes markets
Es posible que hayas decidido vender online a través de algún marketplace, por ejemplo en Amazon. Esto puede ser compatible con tener tu propio ecommerce, ya que puedes vender en varios lugares.
Si integras tu ERP con Amazon puedes gestionar los pedidos y sincronizar ventas de manera automática. Así, tanto si te llegan compras desde Amazon como si te llegan desde tu ecommerce, tienes todo integrado en el ERP.
La clave es poder tener la información toda junta porque así ahorras tiempo, pero sobre todo porque te aseguras de evitar errores. Además, ten en cuenta que un buen ERP cuenta con paneles de métricas muy completos.
Por tanto, si integras Amazon en tu software empresarial puedes analizar los datos y tomar decisiones estratégicas.
6º Exportación de facturas y contabilidad
Llevar el control de las facturas con un ERP hace que te puedas olvidar de usar archivos de Excel. Menos dolores de cabeza, menos documentos por todas partes y menos errores. Es más, algunos programas de este tipo permiten programar facturas cada mes, por ejemplo.
El tema es que después llega el final del trimestre y tal vez tengas tu sistema de contabilidad con Wolters Kluwer por ejemplo. Si usas esta u otras herramientas, o bien las usa tu gestoría contratada, lo suyo es que puedas integrarla con tu programa.
De lo contrario, tendrías que estar haciendo el trabajo dos veces. En cambio, con todo integrado tu empresa se vuelve más eficiente y legal, además de que te aseguras de que no se te pase ningún plazo.
7º Integración de email marketing
Muchas empresas cometen el error de pensar que con unas campañas de captación y una tienda online tienen todo el trabajo hecho. Olvidan la importancia de automatizar emails, una forma excelente de aumentar oportunidades de conversión y fidelización de clientes.
Además, las empresas que cuentan con un ecommerce necesitan automatizar emails ligados a la propia atención al cliente. Piensa en la gran cantidad de correos que envías a diario y podrían estar automatizados. Propuestas, información de pedidos, presupuestos, albaranes, facturas y todo lo demás se pueden enviar sin dedicarle apenas tiempo.
Como hemos visto anteriormente, el uso de herramientas como Drive o Dropbox puede evitar que envíes muchos correos. Con todo, hay determinadas tareas que deben hacerse por email. Eso no significa que no puedas automatizarlas.
Con una integración de email marketing y tu CRM puedes por ejemplo diseñar unos workflows de seguimiento de contactos. En función de la situación de cada prospecto o cliente, el sistema
Conlusión
Como ves, vincular diferentes plataformas y herramientas a tu programa de gestión puede facilitarte mucho la vida.
Estas son las principales ventajas que encontrarás:
- Puedes ahorrar muchas horas de trabajo
- Mejoras los procesos de la empresa
- El día a día de los trabajadores será más ágil y fluido
- Puedes tener a cada profesional del negocio centrado en lo que pueda aportar más valor
- Consigues reducir costes y optimizar recursos
- La satisfacción de los clientes pasa a ser mayor
- Hay menos incidencias y por tanto menor desviación de gastos
- La imagen de tu marca mejora
- La retención del personal aumenta, están más satisfechos con su trabajo
En resumen, con un buen programa de gestión integrado con las herramientas adecuadas, tu empresa se puede volver mucho más rentable.
Si estás evaluando diferentes soluciones SaaS para tu negocio, ten en cuenta si se integran bien con estas diferentes siete áreas.
Mucha suerte con tu gestión del negocio, verás que si haces un salto digital los resultados no se harán esperar.
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