Software de Gestión de Proyectos: 5 Opciones Recomendadas

Un gran equipo llega mucho más lejos que una simple suma de personas trabajando de manera descoordinada. El problema es que las emergencias diarias no ayudan a mantener la comunicación correcta. Además, hoy en día no siempre es fácil organizarse con el equipo, cuando se teletrabaja cada vez más. Por suerte, la tecnología nos permite una gran eficiencia, si sabemos aprovecharla. Aquí entra el software de gestión de proyectos, un gran aliado para tu productividad.

¿Quieres conocer las mejores herramientas para el seguimiento de tu actividad empresarial? Ahorra tiempo filtrando la mejor calidad entre los cientos de programas disponibles, y conoce nuestra selección. Vamos a ver cinco opciones aconsejables de software de gestión de proyectos empresariales. Además, descubre exactamente en qué consiste el project management y sus muchos beneficios.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Muchos equipos profesionales tienen elevados niveles de estrés por una gran carga de trabajo destinada a organizar las propias tareas. La gestión de proyectos es la metodología de trabajo que permite agilizar, distribuir y revisar continuamente proyectos y tareas dentro de la empresa.

Actualmente, hay muchas metodologías y escuelas para abordar la gestión de proyectos. Si nos remontamos a sus orígenes, hay precursores de este concepto como Henry Ford. Este visionario norteamericano del siglo XX usaba técnicas para mejorar la eficiencia en sus fábricas de coches. En el otro lado del Pacífico se encontraba también Toyota con su aplicación de metodologías que han dado lugar al Lean Manufacturing.

Probablemente, tu empresa no necesite tanta precisión como una fábrica de coches, pero seguro que quieres conseguir más eficiencia. Una buena gestión de proyectos puede ayudar en muchos sentidos:

• Reduce tiempos innecesarios de reuniones y correos
• Permite asegurar un cumplimiento de plazos
• Facilita que no se escapen detalles a realizar
• Contribuye al bienestar del equipo, reduciendo estrés
• Dificulta la procrastinación de tareas
• Favorece el liderazgo a distancia efectivo
• Hace viable el teletrabajo competitivo
• Optimiza recursos, evitando potenciales incidencias o pérdidas económicas
• Mejora la satisfacción de los clientes

Ahora que ya hemos visto qué es la gestión de proyectos, es el momento de aplicarla. Aparte de seguir una serie de técnicas, la tecnología es clave para mejorar los resultados.

Mejores softwares para gestión de proyectos

Igual que el salto al uso de máquinas dio lugar a la revolución industrial a finales del Siglo XIX, hoy tenemos la revolución digital. Los programas informáticos nos permiten actualmente ser mucho más competitivos. Ahora bien, aquellos que no los usen o lo hagan de forma inadecuada, se quedarán atrás en esta nueva era.

Un buen software de gestión de proyectos debe ser capaz de incluir algunas características clave:

• Intuitivo, fácil de usar para cualquier persona de la empresa
• Escalable, que pueda crecer o adaptarse con el tiempo
• Útil, que cumpla el cometido de mejorar la eficiencia
• Integrable, que presente compatibilidad con otras herramientas
• Accesible, que se pueda usar en muchos dispositivos

Vamos a ver un ranking de software de gestión de proyectos que cumplen los requisitos básicos.

Holded

Esta lista comienza con Holded porque es un software de gestión de proyectos muy completo y avanzado. Además, se trata de una herramienta que es en realidad mucho más que el propio gestor de proyectos. Con Holded se puede centralizar y agilizar toda la información y actividad de la empresa en una sola herramienta.

Este ERP en la nube permite realizar todo tipo de gestiones del negocio, incluyendo la propia gestión de los proyectos entre sus muchos módulos. El software se apoya en metodologías ampliamente usadas como la vista Kanban y los diagramas de Gantt. De manera intuitiva y práctica, los equipos se pueden organizar usando Holded de manera remota desde cualquier dispositivo.

La herramienta está disponible online desde cualquier PC, ya sea Windows, Apple o Linux, o incluso smartphones Android o iOS. Cada dispositivo ofrece un acceso visualmente fácil y cómodo del programa. Así, la gestión de proyectos se vuelve más ágil y eficiente, accediendo desde cualquier lugar con comodidad.

Como se ha comentado anteriormente, Holded además permite gestionar todas las demás áreas del negocio. Cuenta con soluciones muy completas, como por ejemplo:

• Gestión de la contabilidad de la empresa
• CRM para la gestión de contactos
• Control eficiente de inventario
• Recursos Humanos
• Facturación, pagos y cobros

En definitiva, con esta solución puedes controlar el avance de los proyectos de manera vinculada a otras áreas de la empresa. Así, te aseguras en todo momento de tener datos reales en cuanto a costes, por ejemplo, al personal de la empresa, a los clientes y todo lo demás.

Por otro lado, tener todo centralizado en un programa hace que sea más ágil el funcionamiento interno, evitando una multiplicidad de herramientas que dificultan el día a día.

Asana

Entre las herramientas de gestión de proyectos más populares y completas, hay que destacar Asana. Tiene su propia app, es intuitiva y por supuesto se integra muy bien con otras soluciones para empresas.

Este software tiene su propio modelo de datos, que se denomina Work Graph ™ y ofrece una visualización de proyectos muy práctica y cómoda.

Otro gran punto a favor de Asana es que cuenta con la capacidad de generar informes en tiempo real. Así, el gestor de proyectos puede ver muy fácilmente los avances de cada tema.

Trello

Un buen software de gestión de proyectos que permite crear tableros, distribuyendo las tareas según van avanzando.

Dentro de cada tablero, se pueden añadir etiquetas, además de fotos, archivos, casillas de verificación, plazos de entrega, asignaciones de responsabilidad y menciones.

El uso de comandos para automatizar tareas, por ejemplo, es una de sus grandes ventajas, además de su sistema de integraciones Power\-Up que lo hace compatible con otras herramientas.

Trello es un software de gestión empresarial muy intuitivo que se puede utilizar en versión web o en aplicación. Tiene una app en Android y también en iOS, además de que tiene la gran ventaja de ser gratuito. Para poder disfrutar al máximo de todas sus funcionalidades, conviene saltar a una versión de pago que es muy completa para las empresas.

Wrike

Otro gran software de gestión de proyectos es Wrike, un programa en la nube que resulta muy práctico e intuitivo. Visualmente es muy fácil de entender y utilizar, y permite crear workflows de manera versátil.

La herramienta tiene una versión gratuita y otra de pago más completa. En total, estas son algunas de las actividades que permite realizar de forma ágil y eficiente:

• • Planificación de cada proyecto
  • Programación de plazos
  • Asignación de recursos
  • Presupuestos y seguimiento de costes
  • Documentación y registros del proyecto
  • Gestión de calidad en cada fase
  • Elaboración de informes
  • Seguimiento efectivo en tiempo real
  • Análisis de patrones, para ver tendencias y hacer pronósticos

Este software empresarial tiene sus propias plantillas personalizables, para hacer más fácil el arranque de cada proyecto.

Monday

Si quieres una herramienta visualmente colorida y muy completa, no pases por alto la herramienta Monday. Permite crear flujos de trabajo ágiles, distribuyendo los proyectos por fases y añadiendo responsables.

Este software de gestión de proyectos permite automatizar muchas tareas, haciendo que la propia tarea de organizarse no sea en sí misma una carga más de trabajo. Además, Monday cuenta con plantillas personalizables que ayudan a generar esos workflows sin tener que empezar de cero.

Otro punto importante de Monday es que es fácilmente integrable con las principales herramientas. Así, la empresa puede tener el gestor de proyectos vinculado con otros módulos suyos, o incluso a programas de terceros que cubran otras necesidades. Por ejemplo, podrías necesitar una conexión con Hootsuite para la programación de posts en las redes sociales.

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?

Ya has podido ver que existen muchas soluciones informáticas para gestionar proyectos de forma eficiente. Cada herramienta tiene sus propias ventajas e inconvenientes, pero aquí hemos elegido las más completas.

Ahora lo importante es que hagas tu propia selección final. Recuerda que un buen software de gestión de proyectos suele tener una demo gratuita. Así podrás hacer tus experimentaciones antes de dar el paso.

Es posible que te sientas más cómodo con unos estilos o con otros, porque hay personas más afines a un funcionamiento y organización determinada. Eso sí, ten en cuenta que todos los programas incluyen una mínima curva de aprendizaje. Por eso, no priorices tanto tu primera impresión como el análisis completo de tus necesidades y las funcionalidades.

Valora que realmente el programa siga los mínimos que hemos comentado anteriormente. Asegúrate de que sea intuitivo para tu equipo, involucrándoles en el proceso de selección. Además, confirma que realmente va a cubrir tus necesidades reales.

Conclusión

La digitalización del trabajo diario facilita mucho el día a día de las empresas. Además, a día de hoy es fundamental ser competitivos, en un mundo cada vez más global y exigente. Por eso ayuda mucho contar con programas de manejo empresarial, incluyendo la gestión de proyectos.

Es el momento de dar el salto digital y avanzar antes que la competencia, consiguiendo más rentabilidad y también mayor calidad de vida, bienestar y cohesión interna.

¡Mucha suerte y que consigas el máximo rendimiento con tu equipo!

Artículos Relacionados